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Legalización de documentos españoles y extranjeros

17 abril 2020

A no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero debe ser legalizado para tener validez en España y todo documento público español requiere ser legalizado para ser válido en el extranjero. Se recogen a continuación algunas respuestas a las consultas más habituales.

 

¿En qué casos no es necesaria la legalización?

Dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo, muchos Estados han firmado convenios destinados a facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España.

El acuerdo más relevante en esta materia vigente en la actualidad es el Convenio de La Haya nº XII, de 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros más comúnmente llamado Convenio de la Apostilla.

Numerosos países se han adherido a este tratado que simplifica los trámites para el emisor y el receptor. Este texto prescribe que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla. Quien necesite obtenerlo, debe informarse en el Ministerio de Justicia (Calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid Tel. 902.007.214).

 

Ésta es la lista completa de países que han firmado el acuerdo.

 

Además existen otros convenios que eximen de la necesidad de legalizar algunos documentos. En este texto informativo elaborado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación puede consultarse a qué países y tipos de documentos se aplican.

Para todos los casos no recogidos en alguno de los acuerdos anteriores deberá procederse a la legalización.

 

¿Qué documentos pueden legalizarse?

Pueden legalizarse tanto los originales de los documentos como las copias auténticas expedidas por las Autoridades de la Administración Pública que los hayan emitido, así como los testimonios de autenticidad por exhibición realizados por Notario.

¿Cuánto cuesta legalizar un documento?

La legalización será gratuita cuando la realice la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación (C/ Pechuán, 1 – 28002 Madrid. Tel: 91 379 16 55). En caso de efectuarse en una embajada o consulado de España, conllevará el pago de una tasa. Para información más específica se recomienda contactar directamente con la representación de España en el extranjero que corresponda.

¿Caducan las legalizaciones?

No. La legalización carece de fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento expedido tiene una duración limitada, la legalización que se efectúe sobre él también lo tendrá. Tampoco existe ningún límite de tiempo para solicitar la legalización de un documento. Ésta podrá realizarse en cualquier momento en que el interesado la solicite.

¿Puede denegarse la legalización de un documento?

Sí. El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación no legalizará documentos en los siguientes casos:

  • Cuando el original presentado no sea un documento público ni un documento privado elevado a público notarialmente.
  • Cuando no contenga las legalizaciones previas por parte de otras autoridades que establece la normativa
  • Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del Ministerio.
  • No obstante, toda denegación podrá recurrirse a través de los cauces que las leyes españolas establecen para ello (Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).

¿Qué documentos extranjeros pueden legalizarse para ser utilizados en España?

La Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá:

  • Documentos públicos originales
  • Copias de los mismos expedidas por el organismo emisor
  • Copias compulsadas por las representaciones de España en el extranjero de documentos que previamente hayan sido legalizadas por vía diplomática o apostillados
  • Copias notariales

¿Deben traducirse los documentos que se desea legalizar?

Para aquellos documentos emitidos por las autoridades españolas que vayan a tener efecto en el extranjero el interesado debe consultar la legislación local, que es la que establece la necesidad o no de traducción. Lo normal es que la mayor parte de los países solamente acepten documentos en su idioma o idiomas oficiales.

Los documentos extranjeros que vayan a tener efecto en España deben estar traducidos al español. El Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación solamente admitirá las traducciones oficiales:

  • Realizadas en España por un traductor o intérprete jurado español nombrado por el Ministerio (estas traducciones están exentas de legalización y son válidas sin necesidad de ningún trámite adicional)
  • Realizadas o asumidas como propias por una representación española en el extranjero (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)
  • Realizadas por la representación diplomática o consular en España del Estado que emite el documento (estas traducciones requieren ser legalizadas por la sección pertinente del Ministerio)

¿Qué es la legalización por vía diplomática y en qué casos se utiliza?

La legalización por vía diplomática es el procedimiento que se aplica para legalizar los documentos públicos extranjeros emitidos por Estados no firmantes de convenios destinados a facilitar este trámite. Por lo general, consiste en que cada una de las autoridades implicadas ejecute una legalización a título individual del documento.

Si se trata de un documento expedido por una autoridad no consular en el país de origen del documento intervendrá únicamente el Ministerio de Asuntos Exteriores del Estado de origen y la representación diplomática o consular española en dicho Estado.

Si se trata de un documento expedido por una autoridad consular debidamente acreditada en España, intervendrá en la legalización únicamente la sección de legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de España.

De acuerdo con la normativa aplicable a cada caso, los siguientes documentos están exentos de legalización:

  • Documentos académicos que se presentan en los registros de las Embajadas y Consulados de España
  • Documentos académicos que se presentan en el registro del Ministerio de Educación de España.
  • Los documentos extranjeros que hayan sido legalizados por los Consulados o Embajadas de España en el extranjero que porten una etiqueta transparente de seguridad no necesitan ser legalizados en esta sección de legalizaciones.

¿Qué documentos emitidos por las embajadas y consulados extranjeros en España son legalizados directamente por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación?

Las representaciones extranjeras en España incluidas en esta lista emiten algunos documentos, como certificados de antecedentes penales y certificados de actos inscritos en registros civiles locales que son legalizados de forma directa por la Sección de Legalizaciones, con el consiguiente ahorro de molestias para el ciudadano.

El trámite de legalización de documentos puede ser en algunos casos complicado, largo y farragoso para los interesados. Consciente de ello, el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación ha habilitado un número de teléfono 91 379 16 55 y una dirección de correo electrónico legalizaciones@maec.es para resolver las dudas que se les planteen a los ciudadanos. En caso de escribir un correo electrónico, se ruega incluir nombre, apellido y teléfono de contacto.

Fuente: Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación

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